La Falacia de la Planificación: Cómo Nuestro Cerebro Engaña Nuestro Sentido del Tiempo y la Gestión de Proyectos

Al inicio de cada año, tendemos a hacer planes, tanto a nivel personal como en las grandes estrategias que guiarán a las empresas. Sin embargo, dentro de toda esta planeación, nos detenemos muy poco a pensar y entender que nuestro cerebro no está optimizado para planificar y, aunque nos encontremos muy motivados, existen diferentes mecanismos internos que juegan en nuestra contra cuando intentamos hacer estrategias.

Existe un fenómeno psicológico conocido como la falacia de la planificación, término acuñado por Daniel Kahneman y Amos Tversky. Ellos observaron que las personas tienden a subestimar el tiempo necesario para completar una tarea, incluso cuando tienen conocimiento previo de que tareas similares han tomado más tiempo de lo esperado en el pasado. Este fenómeno no se limita a individuos inexpertos; nos afecta a todos, independientemente de nuestra experiencia o conocimiento. Surge del optimismo inherente y de ciertos sesgos cognitivos que distorsionan nuestra capacidad para prever de manera realista el tiempo y los recursos necesarios para completar tareas o proyectos.

La falacia de la planificación es un fenómeno especialmente relevante en el ámbito de los negocios, donde la inexactitud en la estimación de los tiempos y alcances tienen consecuencias graves en los resultados financieros. Quizá podrías estar pensando “Esto no me va a pasar a mi” pero quizá te puedas identificar con alguna de estas situaciones donde observamos los efectos de la falacia de la planeación:

Es una App muy sencilla no nos deberíamos tardar en lanzarla: Las empresas a menudo planifican lanzamientos de nuevos productos, como Aplicaciones o software, pero subestimando el tiempo necesario para el desarrollo y los desafíos de producción. Un escenario común es prever un lanzamiento en 6 meses, pero encontrarse con retrasos técnicos y problemas de usabiidad que además de extender el plazo incrementan los costos.

Si todos hablamos español que tan complicado es expandirnos en Latinoamérica: Las compañías que buscan expandirse a nuevos mercados internacionales o inclusive locales, a menudo subestiman los desafíos culturales, regulatorios y logísticos. Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico planea entrar en un nuevo país en 4 meses, pero se enfrenta a barreras inesperadas como diferencias en preferencias de los consumidores y normativas locales, lo que retrasa la expansión.

Quiero que utilicemos Inteligencia Artificial para todo, seguro seremos más eficientes y rápidos: Iniciativas de transformación digital, que involucran integrar nuevas tecnologías y reestructurar procesos empresariales, suelen extenderse más allá de los plazos previstos. Los retos pueden incluir desde la resistencia al cambio por parte de los empleados hasta desafíos técnicos imprevistos, resultando en una prolongación significativa del proyecto.

Estos ejemplos demuestran cómo la falacia de la planificación puede llevar a problemas como retrasos, estrés, sobre costos y resultados sub óptimos. Sin embargo, debemos entender que esto no es el resultado de una mala planificación, sino de varios sesgos cognitivos con los que opera nuestro cerebro. Estos sesgos aunque han sido muy útiles para sobrevivir en tiempos antiguos, hoy en día contribuyen a que tengamos expectativas erróneas. Podemos agrupar estos sesgos en dos categorías: confianza excesiva en nuestras capacidades y una visión incorrecta al abordar los desafíos. Para identificar específicamente dónde podemos estar fallando, analicemos los sesgos que más contribuyen a la falacia de la planificación:

Optimismo Injustificado: Tendemos a pensar que somos más capaces y que nuestras acciones serán más exitosas de lo que realmente pueden ser.

Error Fundamental de Atribución: Subestimamos los efectos de la situación externa y sobreestimamos la influencia del control personal. Pensamos que pesa más lo motivados que nos sentimos que el entorno en el que nos encontramos.

Ilusión de Enfoque: Damos más importancia a los aspectos en los que estamos enfocados, ignorando otros factores relevantes. Este término también es conocido como ‘ceguera de taller’ y es especialmente relevante cuando incursionamos en áreas, sectores o localidades de las que no tenemos conocimiento.

Efecto de ‘Bike Shedding’: Tendemos a concentrarnos en tareas pequeñas y manejables en lugar de abordar las más importantes y desafiantes. Esto sucede porque sentimos que avanzamos más resolviendo pequeños retos, en lugar de enfocarnos en metas a mediano o largo plazo cuyo progreso no es tan observable.

Descuento Temporal: Valoramos menos el tiempo futuro que el presente, lo que conduce a la procrastinación y a una mala estimación del tiempo necesario.